O Doutor Gilmar Stelo, advogado e fundador do Stelo Advogados, analisa uma situação comum em escritórios de advocacia: perder um prazo processual por falha de controle manual, erro que pode comprometer todo um processo, mesmo quando a tese jurídica está correta.
Um escritório de médio porte, com volume crescente de processos, mantinha o controle de prazos em planilha compartilhada entre os advogados, atualizada manualmente a cada movimentação processual, até que uma falha de comunicação quase levou a equipe a perder um prazo recursal importante, em plena temporada de audiências. Continue lendo para saber mais!
O erro de controle manual que quase comprometeu um recurso
Na situação relatada, a atualização da planilha dependia de cada advogado registrar manualmente a movimentação do próprio processo, sem qualquer alerta automático, e bastou uma mudança de prioridade na semana para que ninguém notasse a proximidade do prazo recursal até dois dias antes do vencimento final.
Esse tipo de falha não nasce de negligência individual, mas, segundo Gilmar Stelo, da fragilidade estrutural de um controle que depende inteiramente da memória e da disciplina manual de várias pessoas, em vez de um sistema que avisa sozinho quando o prazo se aproxima.
O prazo acabou sendo cumprido, mas à custa de um esforço extra de última hora que poderia ter sido evitado com um controle que monitorasse os processos de forma automática, sem depender de atualização manual feita sob pressão de rotina, correndo contra o relógio.
O que muda quando o controle de prazos passa a ser automatizado?
Depois do episódio, o escritório do exemplo adotou um sistema de gestão processual que recebe as movimentações diretamente dos tribunais, calcula o prazo aplicável a cada tipo de ato e envia alerta automático à equipe responsável, sem depender de digitação manual feita por terceiros em nenhuma etapa do fluxo.
Para Gilmar Stelo, essa automação não substitui a análise jurídica, mas elimina o tipo de erro mais evitável: aquele que não tem relação com a complexidade da tese, apenas com falha de registro, memória ou comunicação entre pessoas da própria equipe de trabalho.
Com alertas automáticos, o tempo que antes ia para controle manual passa a ser usado na análise do mérito do processo, o que reduz risco e melhora a qualidade do trabalho entregue ao cliente em cada caso acompanhado pela equipe, do início ao fim.
Outros usos da tecnologia que reduzem risco na rotina jurídica
Além do controle de prazos, ferramentas de busca jurisprudencial automatizada, modelos de peças revisados e sistemas de organização documental reduzem o tempo gasto em tarefas repetitivas, liberando a equipe para o que exige análise e estratégia em cada etapa do processo.
Doutor Gilmar Stelo, especialista na área jurídica, contencioso e administrativo, observa que a tecnologia bem aplicada funciona como camada extra de segurança, não como substituto do julgamento profissional, que continua sendo insubstituível em qualquer etapa do processo analisado pela equipe.
Escritórios que combinam esses recursos de forma integrada, e não isolada, tendem a identificar riscos processuais antes que eles se tornem problema, porque conseguem cruzar informação de prazos, movimentações e histórico de cada processo acompanhado pela equipe inteira, em qualquer fase do trâmite.
O que o caso mostra sobre adotar tecnologia por necessidade, não modismo?
O episódio do prazo quase perdido ilustra um ponto além da tecnologia em si: decisões de adotar uma ferramenta nova funcionam melhor quando nascem de um risco identificado na rotina, não de pressão para parecer atualizado perante o mercado ou a concorrência.
A pergunta certa não é se a tecnologia substitui o trabalho jurídico, mas quais falhas estruturais ela resolve de fato, e é essa pergunta que, de acordo com Gilmar Stelo, deveria orientar qualquer escritório antes de investir em um novo sistema de gestão.
Tratar tecnologia como resposta a um risco concreto, e não como tendência a seguir, é o que transforma a ferramenta em redução real de erro, em vez de apenas mais um sistema subutilizado dentro da rotina do escritório inteiro.
